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流程管理的理念:简单高效无误,确保节点周期

2022-6-21 22:01| 发布者: aidovo| 查看: 4269| 评论: 0|原作者: 石真语

思想决定行动,思想引导行动。试想,如果一家企业管理者没有流程管理理念,工作能有序开展吗?团队成员之间能合作顺畅吗?答案是否定的。因此,要保证流程管理有效地开展,企业管理者首先要建立流程管理理念。

谈到流程管理理念的建立,可能有些企业管理者会认为,这是一种理论知识的灌输,必须通过理论化的教学来进行。其实,建立流程管理理念的最好方式是从每一件小事做起,在小事上进行实践。久而久之,企业上下自然就形成了流程管理和流程执行的理念。

就拿企业会议这个简单的事情来说,我们会发现很多企业的会议杂乱无序、效率低下,令管理者头疼、员工反感。相当多的企业会议效率,与开会的时间成反比,开会的时间越长,效率越低。原本三言两语就能讲清楚的事情,有些管理者偏偏天马行空地高谈阔论,结果两三个小时就浪费掉了。会议发言者信口开河,听者心猿意马,效率有多低,不必过多形容,相信有此经历的也不在少数。

企业怎样才能减少、杜绝这种低效会议呢?答案是加强会议流程管理,为所有的会议都制定一个流程:确定会议主题,准备会议素材,确定发言顺序,主持人总结,公布会议结论。如图1-1所示。发言者要牢记一点:发言要开门见山、直奔主题、言简意赅。如果主持者发现发言者“满嘴跑火车”,发言跑了题,那一定要及时提醒,将其拉回会议主题上来。为了保证发言者的效率,会议流程中甚至可以规定每个发言者的发言时间。

流程管理的理念:简单高效无误,确保节点周期-管理者之家

                                                          图1-1 会议流程图

对于无法估测时长的会议,比如会议上需要大家集思广益的,管理者可以先把会议主题告知广大员工,让大家提前熟悉并思考。这样有利于调动员工思考和发言的积极性,以取得更好的讨论效果。

如何把控会议的时间呢?这就需要根据会议的内容来确定。全体员工参与的会议,比如宣传新制度、宣布新方案、说明新流程、通报严重违纪事件等,最好不要超过30分钟;部门每周例会,不宜超过20分钟;部门与部门之间的晨会,应控制在15分钟以内;各部门、小组举办晨会、晚会等,不宜超过5分钟。当然,这些时间数据仅供参考,具体到不同的企业,管理者还应根据具体情况来定。会议的总原则是有针对性地召开,目的是推动工作更好地开展。

此外,会议流程中还应有效果跟踪制度。千万不能开了会、发了言,一切依旧是以前。要知道,如果没有会议效果跟踪和监督,那么会议的作用就发挥不出来,员工的积极性就得不到保证,员工的执行力就无法提高,企业的运营效率自然就更没有保障了。

所以,管理者一定要意识到:企业是经济组织,是以赢利为目的的,每一分钟的时间,都是有成本的。企业的每一分利润,都是员工利用分分秒秒的时间创造出来的。因此,在上班的时间,最好不要占用过长的时间开会。否则,员工工作的时间就少了,就不利于推动工作的开展,容易造成着急交差、敷衍了事的情况。当然,管理者也不宜过多占用员工下班的时间开会,这易引起员工反感,效果也不能得到保证。

上面从企业会议的角度,说明了按流程办事的重要性,有助于帮管理者以及全体员工建立流程管理理念,形成简单高效的做事风格。当然,企业管理中还有很多事情可以采用流程管理,比如产品采购、市场推广、人才招聘等。企业在制定相关的流程时,需要做好下面4点。

(1)根据企业战略制定流程管理的目标

明确企业实施流程管理的目标,是确保流程管理卓有成效开展的前提。美国学者钱德勒认为,任何一个组织结构,都要服从企业的战略。战略就是企业的发展目标,有了战略,才能相对应地确定职能关系、流程关系。企业流程管理的目标正是源于企业的战略目标和方向战略的变化,所以不管流程怎么改变,都必须在整体的战略下进行才有可能取得成效。

(2)以核心业务流程为准建立流程式组织结构

业务流程的主体是组织,组织推动着业务流程的运行。组织结构应怎样设计呢?答案是以企业核心业务流程为准,按照流程的需要重新塑造企业的组织框架,将金字塔形的官僚组织体系改造成扁平的组织体系,把刚性的组织体系改造成柔性组织体系,从而实现由职能管理向流程管理的转变。

(3)构建基于流程的绩效考核体系

员工的职位升迁、奖金分配以及考核等,都依赖于绩效考核体系。绩效考核体系是否合理、人性化,会长期影响员工的工作成效。一般来说,基于流程的绩效考核体系主要有以下4项内容。

① 确立绩效目标和考核标准。确立绩效目标和考核标准有助于员工把精力放到真正重要的事情上来,并在工作中及时评估进度,合理安排工作的计划。

② 设计内容和分配制度。有效的奖酬制度有利于培养员工对企业的忠诚度,有利于激发员工的工作积极性。

③ 明确行为导向。管理学博士勒波夫经过20多年的研究,发现世界上最伟大的管理规律是:受到奖励的事,会做得更好。在他看来,有10种行为应该受到奖励:彻底地解决问题,而不仅仅是应急措施;冒险而不是躲避风险;实用地创新,而不是盲目服从;果断地行动,而不是没有意义地分析;出色地工作,而不是忙碌无效率;简单化,而不是复杂化;有效行为,而不是哗众取宠;高质量地工作,而不是草率行动;对企业忠诚,而不是背叛企业;积极合作,而不是内讧。这10种行为是企业流程管理应该提倡的正确的行为导向。

④ 建立良好的沟通机制。良好的沟通机制有利于组织的管理人员及时解决流程运行中所遇到的各种疑问,还有利于及时了解员工的各种想法,从而采取有针对性的对策。

(4)建立企业信息技术平台

卓有成效的流程管理,在很大程度上依赖于高效的信息技术平台。可以说,有效的信息技术平台是企业流程管理的重要条件,它被称为企业的神经系统,有助于强化企业各部门、员工之间的协作。其存在的目的有二:其一是少花钱、多办事、办好事;其二是提高组织的柔性,使组织像人体一样,能够随时感知所处的环境、竞争者的挑战和客户的需求。

总之,只有形成简单、高效、无误的流程管理和执行理念,才能确保流程纵向贯彻到底、横向执行到位。这也是一个企业高效运营的基础和保障,是企业基业长青的核心要素。

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