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审核中不符合报告怎么开?如何对标,看这一篇就够了

      1.紧扣事实和审核准则的原则

      所谓的“紧扣事实和审核准则的原则”的主要含义是:所描述的不符合项事实必须与违背认证标准的条款号和相应的条款要求相一致。这是对标的首要原则,可以用简单的案例来说明。

      在质检科检查时发现,未能提供 2017 年 7 月份生产的图号为 xxxx 的底座和图号为 xxx 的活动梁的成品检验记录。

      这不符合 GB/T19001-2016 标准 8.6 关于“组织应在适当阶段实施策划的安排,以验证产品和服务的要求已得到满足”的要求。


      这个不符合项报告的对标显然是错误的。“未能提供……成品检验记录”的事实与认证标准 8.6 的第一句话没有任何关系。而这个事实只与认证标准 8.6 关于“组织应保留有关产品和服务放行的成文信息”相违背。因为你描述的不符合事实是没有成品检验记录,而不是没有检验。由此可看出:遵循这条原则是对标工作最基本的要求。它要求审核员必须对审核标准十分熟悉。为了进一步理解和应用这条原则,要关注两个方面的实施方法。

      (一)、当看到不符合项情景时,不要急急忙忙去对标。可按照以下五个步骤来进行思考。

      第一步:首先要针对不符合情景,判断在什么过程出现了什么错误?

      第二步:根据过程属性找出审核标准的条款号;

      第三步:根据错误的性质或初步原因,找出该条款中的要求(条文);

      第四步:描述不符合项事实,梳理与判定的标准条款及要求的逻辑关系,为“对标”做出“铺垫”;

      第五步:写出完整的不符合项报告。

      下面我们用一个实际案例来说明这个思路。 

 图 1:紧扣事实和准则的原则案例 1

      由图 1 可见:“审核情景”中第一句话说明在生产过程(喷漆过程)中出现了“表面粗糙不平”的错误。此时,您应该马上想到是违背了生产过程控制的条款(标准 8.5.1)。错误产生的初步原因是什么?通过工长的解释可知,是由于没有提供工艺指导书,工人没法规范性操作造成的,回忆或查标准就可知道,该事实违背了标准8.5.1a)1)的要求。此时,您就可考虑事实与对标之间的逻辑关系,并动笔撰写不符合项报告了,见图 2 所示。 

 图 2:紧扣事实和准则的案例 2

      在图 2 中,不符合事实描述的“五何”体现在,何时是“现场发现”;何地和何岗位是“喷漆工段”;何样本是“一名工人……喷涂 C1031控制面板”;何情况是“在无工艺文件做指导的情况下,用残漆和新漆混合后喷漆”“造成该面板表面粗糙不平”。文字简洁、清楚。同时,“无工艺文件做指导”“造成该面板表面粗糙不平”,也为对标8.5.1a)1)打下了铺垫

      我从培训 GJB9001B-2009 标准开始,就设计了一门《高级审核技巧培训与实战训练》。通过互动教学和高强度训练,提高学员的审核水平。

      在对学员对标训练时发现:凡是说不清是那个过程出现了什么错误的学员,不用他继续往下说,你就知道他对标的结果是错误的。这个经验百试百灵。所以,我要求学员在撰写和回答对标和不符合项报告的结果时,必须按照前面的五个步骤,一步一步地思考和回答问题。也算是独特的训练方法吧。
      (二)、如果标准的要求并没有直接指明这件事情是错误时,按照“紧扣事实和准则”原则对标时,就必须查阅受审核方质量管理体系文件,因为它也是审核准则。图 3 所示的不符合项报告,也是按照图 1 所示的逻辑思路对标的,但同时考虑了受审核方质量管理体系文件的要求而撰写的。

图 3:同时将组织的质量管理体系文件作为审核准则的案例

      02. 就近不就远的原则

      该原则是说,在对标过程中有适用的具体条款,就不要判定综合性条款。即:在可能涉及的条款中,选择哪些最贴近不符合事实的条款,有针对性地进行对标。

      所谓的综合条款包括:标准 7.5 条是成文信息的综合条款,标准 4.4条是体系策划的综合条款,标准 8.1 条是运行策划的综合条款,标准8.5.1 条是生产过程控制的综合条款,标准 10.2 条是纠正措施的综合条款,标准 8.6 条是检验和试验的综合条款,等等。只有在没有具体条款要求时,才选定综合条款进行对标。例如:

       1)在审核产品设计和开发过程时,发现设计所不能提供某产品的设计验证记录,不应判定其不符合 GB/T19001-2016 标准的 7.5.3.1 而应判定其不符合标准的 8.3.4f);

       2) 发现设计所不能提供某产品符合设计策划出的产品接受准则的记录,不应判定不符合标准的 8.1e)2),而应判定其不符合 8.3.2j); 

       3) 在车间审核时发现,工艺文件规定某工序要求工人进行数据检测,不应判定其不符合标准 8.6 的第一句话,而应判定不符合 8.5.1c);

       4) 在审核内审过程时发现,受审核方对内审发现的不符合项没有采
取积极的纠正措施,不应判定 10.2.1b),而应判定标准的 9.2.2e),等等。

       同时在GB/T19001-2016标准中,涉及到更改控制的要求有6处之多,6.3 是体系的更改、7.5.2c)是文件的更改、8.1 涉及到运行策划的更改、8.2.4 是产品和服务要求的更改、8.3.6 是设计和开发的更改、8.5.6 是生产和服务过程的更改,审核员特别是实习审核必须门清,不可混淆,避免张冠李戴。

       “就近不就远的原则”的应用,可以区分标准中诸多条款和要求的内涵和外延。如果没有明确的原则做出指导,就会界限模糊,不利于受审核方进行改进。

03.有利于受审核方改进的原则

       这条原则是说:当存在多种对标的可能时,应选择最有利于受审核方理解和整改、最容易见效的条款进行对标,引导受审核方加深对标准的理解,并采取措施以满足标准的要求。

       比如说,在电镀行业检查镀层厚度时,可以用测厚法,也可以用点滴法。在审核中发现,工艺规程中规定用点滴法,而在现场却使用的是测厚法。审核员在不符合项对标时,是判未按照文件执行呢?还是判文件策划错误呢?我在讲课时,很多学员都回答说应该判执行问题。如果那样的话,按照纠正和纠正措施的处理程序,就必须将用测厚法检测过的零件和产品全部追回。那样做,处理难度大,对产品质量并不会带来提高。如果判文件策划问题,修改一下工艺规程就可以了。

       这条原则告诉我们:审核员的产品就是服务。在审核中既要满足审核准则的要求,对顾客和审核委托方等相关方负责,又要有利于受审核方进行改进,将改进的成本降低到最小的程度,以获得最大的收益。当然,这就需要审核员具有专业性和深厚的行业背景。

04.一对一的原则

       这条原则是说:一个不符合项事实只能判定标准的一个条款,不能写“不符合这个条款的几点几,又不符合哪个条款的几点几。”为什么?因为审核员的工作与大夫看病相似。一个好的大夫,不会告诉你,可能是这个病,也可能是那个病。如果这样的大夫,病人会耻笑他是“蒙古大夫”。审核员也是这样,这个不符合事实到底违背了标准的那个条款的哪项要求,一定要诊断准确,这样才有利于受审核方改进。如果自己都是模棱两可,怎么会让受审核方清楚呢?又怎么进行原因分析和制定纠正措施呢?

       在落实这个原则的过程中,有两个问题需要进行解决。一是写不符合项事实时,千万不要将看见的几件性质不同的事情都综合写在一起,不然就没法按照这个原则进行对标了。二是也有例外性。一个不符合项的对标,可以根据不符合项事实的性质,确定其不符合标准的“几点几”条的 a)和 b)(或 c、d……)。因为在同一条款里的 a)、b)、c)……等子条款具有一定的相同属性。

05.忠实审核准则的原则

       这条原则告诉我们:对标时,既不能提高审核标准的要求,也不能降低审核标准的要求。审核员应牢记:审核工作的基本任务之一是按照审核准则对受审核方体系的符合性检查。要贯彻这个原则,首要的条件是审核员必须对所遵循的审核准则有深刻的理解,特别是对各种不同的质量管理体系标准的要求要特别的熟悉,否则就容易犯两类措施。

       第一类错误是错用审核标准。请大家看图 4 所示的不符合项报告。

 图 4:涉及“忠实审核准则”的案例 1

       有经验的资深审核员一眼就会看出,这个不符合项报告是错误的。

       因为 GB/T19001-2016 标准并没有要求组织制定项目质量计划。不符合项本身就是误判。如果按照 GJB9001C—2017 标准进行审核,那么,就会构成不符合项,见图 5 所示。

图 5:涉及“忠实审核准则”的案例 2

       第二类错误是不考虑受审核方质量管理体系文件的要求,而按照自己的习惯进行思考。如前文所述,受审核方质量管理体系文件也是审核准则。如果受审核方的文件中规定必须制定项目运行质量计划,而某项目没有进行制定,那就构成了不符合 GB/T19001-2016 标准的不符合项,见图 6 所示。

 图 6:涉及“忠实审核准则”的案例 3

       由此看出,忠实审核准则的原则不但要基于审核员对审核标准的深刻理解,也要基于审核员在现场对受审核方质量管理体系文件的检查深度。

       如前所述,撰写不符合项报告是审核员的一项基本功,特别是对标的准确性决定了不符合项报告的正确性。上述的五项原则仅仅为对标工作提供了指南,要准确地掌握这些原则,还必须通过对管理体系标准的深入学习、深刻理解和大量的案例练习。尤其是对于新加入审核员队伍的朋友是需要下苦功的。如果不深刻地理解标准的要求和进行大量的案例训练,很难培养基本的职业能力。
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2022-3-3 17:26
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